Archiwum zakładowe - przygotowanie do kompleksowej opieki nad archiwum zakładowym lub składnicą akt

• Osoby zajmujące się archiwizacją w zakładach oraz prowadzące archiwum zakładowe w urzędach i innych instytucjach
• Pracownicy działów administracyjnych, HR, sekretariatów

• Przygotowanie pracownika do kompleksowej opieki nad archiwum zakładowym. Słuchacz otrzyma podstawową wiedzę z zakresu obiegu dokumentacji w jednostce i prowadzenia w sposób bezpieczny i profesjonalny archiwum zakładowego lub składnicy akt. Położony zostanie nacisk na współpracę archiwisty z pozostałymi pracownikami zakładu pracy.
• Do udziału w szkoleniu zapraszamy zarówno pracowników jednostek posiadających archiwum zakładowe, jak i składnicę akt.
• Szkolenie uwzględnia aktualny stan prawny: RODO, ustawę o ODO i ostatnią aktualizację Ustawy o Narodowym Zasobie Archiwalnym i Archiwach.

I. Wprowadzenie do problematyki.

• Źródła wiedzy na temat metodologii archiwalnej. Przydatne odnośniki. Na co zwracać uwagę korzystając z literatury?
• Zapoznanie z podstawową terminologią związaną z archiwistyką
• Różnice praktyczne pomiędzy prowadzeniem archiwum zakładowego i składnicy akt
• Współpraca z nadzorem archiwalnym - rola odpowiedniego archiwum państwowego w pracy archiwum zakładowego
• Określanie kategorii archiwalnej dokumentacji i jej przynależności do klasy. Różnice pomiędzy aktami kategorii A, B, BE i BC. Ekspertyza archiwalna.

II. Obieg dokumentacji w jednostce organizacyjnej. Miejsce i rola archiwum w jednostce.

• Podstawowe systemy kancelaryjne – ich zalety i wady
• Schemat obiegu dokumentacji w zakładzie pracy – rola archiwum zakładowego
• Omówienie normatywów kancelaryjno-archiwalnych: instrukcji kancelaryjnej, instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego / składnicy akt i jednolitego rzeczowego wykazu akt. Analiza budowy jednolitego rzeczowego wykazu akt Procedura wprowadzania i zmiany normatywów kancelaryjno-archiwalnych
• Podział kompetencji pracowników: co należy do zadań archiwisty zakładowego, a co do obowiązków pracowników komórek merytorycznych
• System tradycyjny, system elektronicznego zarządzania dokumentacją, system tradycyjny wspomagany elektronicznie – omówienie głównych różnic. Skład chronologiczny, skład informatycznych nośników danych
• Teczki spraw i teczki akt nie stanowiących akt spraw: tworzenie podteczek, dokumentowanie przebiegu sprawy i nadawanie znaku sprawy
• Przygotowanie teczki do przekazania do archiwum zakładowego: porządkowanie jednostki aktowej, nadanie znaku teczki, wypisane okładek archiwalnych.

III. Najważniejsze akty prawa polskiego regulujące postępowanie z dokumentacją.

IV. Profesjonalne archiwum zakładowe.

• Zasób archiwum zakładowego
• Lokal archiwum zakładowego: magazyn archiwalny i biuro archiwisty. Niezbędne wymogi techniczne: temperatura, wilgotność, bezpieczeństwo
• Wyposażenie archiwum zakładowego – zalety i wady poszczególnych rozwiązań
• Techniczne i organizacyjne zabezpieczenie zasobu archiwum zakładowego
• Rozmieszczenie akt w archiwum zakładowym – wymogi oraz wady i zalety poszczególnych rozwiązań
• Bezpieczny archiwista – omówienie niezbędnych środków ochrony indywidualnej pracownika magazynu archiwalnego oraz najczęściej popełnianych błędów.

V. Najważniejsze procedury postępowania w archiwum zakładowym.

• Przyjmowanie akt z komórek organizacyjnych: formularze, przygotowanie akt do przekazania, współpraca z pracownikiem komórki merytorycznej
• Brakowanie akt: typowanie akt do brakowania. Współpraca z: pracownikami komórki merytorycznej, odpowiednim archiwum państwowym oraz firmą brakującą dokumentacje. Stosowane formularze. Konieczność zadbania o bezpieczeństwo danych osobowych w procesie brakowania akt – zabezpieczenia techniczne i organizacyjne
• Udostępnianie i wypożyczanie akt zgromadzonych w zasobie archiwum zakładowego: kiedy i na jakich zasadach, stosowane formularze, metody zabezpieczania danych osobowych zawartych w dokumentacji: anominizacja, pseudonimizacja, umowa zakazująca dalszego przetwarzania
• Postępowanie w przypadku uszkodzenia wypożyczonych akt: obowiązki archiwisty, stosowane formularze
• Procedura skontrum: kiedy należy przeprowadzić, zadanie komisji skontrowej, stosowane formularze
• Procedura wycofywania dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego: kiedy ją podejmujemy, stosowane formularze, kwestia aktualizowania ewidencji
• Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego: procedura, standardy przygotowania akt, stosowane formularze, potencjalne błędy,
• Sprawozdanie roczne z działalności archiwum zakładowego: najważniejsze elementy, stosowane formularze
• Postępowanie w przypadku reorganizacji lub ustania działalności aktotwórcy.

Archiwista zakładowy, praktyk, specjalista z zakresu archiwizacji i zarządzania dokumentacją dla instytucji państwowych, samorządowych oraz przedsiębiorstw. Prowadzi szkolenia z zakresu prawa archiwalnego, archiwizacji projektów UE, obiegu i archiwizacji dokumentacji jak również ochrony danych osobowych w archiwach zakładowych.

• Cena od osoby obejmuje: dostęp do platformy ClickMeeting w czasie realizacji szkolenia z możliwością zadawania pytań poprzez czat z wykładowcą, materiały szkoleniowe, zaświadczenie
• Czas trwania: 9:00 - 15:00