Obieg i archiwizacja dokumentów w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją

• Szkolenie skierowane jest przede wszystkim do pracowników tych urzędów i instytucji, które jako podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przyjęły bądź zamierzają przyjąć system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)

• Zapoznanie jego uczestników z pojęciem elektronicznego zarządzania dokumentacją, archiwizacją dokumentów, instrukcją kancelaryjną

I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w podmiocie.

1. Przepisy regulujące obieg dokumentacji elektronicznej w podmiocie.
2. Przepisy regulujące archiwizację dokumentacji elektronicznej w podmiocie.

II. Wymogi techniczne i organizacyjne systemów EZD - zadania organizacji.

1. Wymagania techniczne:

• komputery: specyfikacja techniczna, laptopy czy komputery stacjonarne
• internet
• skanery
• serwerownia
• sprzęt peryferyjny.

2. Wymagania organizacyjne:

• powołanie zespołu ds. wdrożenia EZD: kto ma w jego skład wchodzić
• rozszerzone zadania kancelarii / sekretariatu: wyzwanie dla organizacji
• nowe zadania i specyfika pracy archiwisty
• zarządzanie zmianą
• na co zwrócić uwagę ogłaszając przetarg (SIWZ) lub wybierając bezpośrednio dostawcę usługi?

III. Etapy wdrożenia systemu EZD.

1. I etap, II etap, III etap, IV etap.
2. Działania dostosowawcze.
3. Modyfikacje.

IV. Podstawowy system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania – System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD).

1. Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.
2. Koordynator czynności kancelaryjnych - zadania w EZD.
3. Interoperacyjność znaku sprawy.
4. Akta sprawy w EZD.
5. Metryka sprawy w EZD.

V. Czynności kancelaryjne w systemie EZD.

1. Zadania punktów kancelaryjnych:

• otwieranie przesyłek wpływających - wyjątki
• rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) - wyjątki
• odwzorowanie cyfrowe (skanowanie) - wyjątki
• wprowadzanie metadanych
• tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie i niepełne odwzorowanie
• prowadzenie składu informatycznych nośników danych
• wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
• przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
• wysyłka pisma papierowego i elektronicznego.

2. Zadania kierowników komórek organizacyjnych:

• dekretacja pisma - wyjątki
• rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) - wyjątki
• dekretacja zastępcza
• akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa)
• podpisanie pisma podpisem elektronicznym
• podpisanie pisma podpisem odręcznym

3. Zadania prowadzących sprawy:

• zakładanie spraw
• uzupełnianie metadanych
• dekretacja zastępcza
• prowadzenie kompletnych akt sprawy
• prowadzenie metryk spraw
• sporządzanie projektów pism
• dokonywanie akceptacji.

4. Korespondencja wewnętrzna w EZD.
5. Obsługa i archiwizacja składów chronologicznych oraz składów informatycznych nośników danych.
6. Liczba, rodzaje i organizacja składów.
7. Obsługa składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych, w tym zasady wypożyczania lub wycofywania przesyłek.
8. Obsługa składów w systemie EZD.
9. Bieżąca obsługa składów a sposób prowadzenia akt spraw i obowiązujące systemy wykonywania czynności kancelaryjnych (system EZD, system tradycyjny).
10. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych w EZD.

Specjalista, praktyk, trener, doradca z zakresu archiwizacji dokumentacji, systemów teleinformatycznych oraz zarządzania dokumentem i podpisem elektronicznym dla wielu instytucji państwowych, samorządowych i firm prywatnych.