Archiwum bez chaosu - Praktyczne szkolenie dla archiwistów i koordynatorów czynności kancelaryjnych
- Szkolenie skierowane jest do archiwistów, koordynatorów czynności kancelaryjnych oraz osób odpowiedzialnych za zarządzanie dokumentacją, które posiadają podstawową wiedzę z zakresu archiwizacji i chcą rozwinąć kompetencje praktyczne związane z rozwiązywaniem trudnych i nietypowych sytuacji w pracy archiwum zakładowego.
Uczestnicy szkolenia:
- nauczą się skutecznie diagnozować problemy w dokumentacji i ewidencji archiwalnej
- poznają praktyczne sposoby porządkowania akt i eliminowania błędów kancelaryjnych
- przećwiczą procedury zmiany kategorii archiwalnej i brakowania dokumentacji
- dowiedzą się, jak budować przejrzysty i funkcjonalny JRWA
- poznają najczęstsze nieprawidłowości wykrywane podczas kontroli archiwalnych
- nauczą się analizować dokumentację odziedziczoną po reorganizacjach i likwidacjach jednostek
- otrzymają zestaw praktycznych wskazówek oraz gotowych rozwiązań do wykorzystania w codziennej pracy.
Szkolenie ma charakter praktyczny – uczestnicy pracują na przykładach, analizują rzeczywiste przypadki oraz wspólnie rozwiązują problemy archiwalne spotykane w jednostkach organizacyjnych.
1. Dokumentacja w praktyce – gdzie najczęściej powstaje chaos?
- obieg dokumentacji w jednostce organizacyjnej
- odpowiedzialność komórek merytorycznych i archiwum zakładowego
- jak rozpoznać błędy już na etapie tworzenia dokumentacji,analiza przykładów z praktyki uczestników.
2. Grupowanie dokumentacji bez błędów
- teczka akt spraw a dokumentacja nietworząca akt spraw
- wydzielone grupy spraw
- teczki zbiorcze – kiedy pomagają, a kiedy powodują problemy
- dokumentacja podmiotowa i przedmiotowa
- najczęstsze błędy popełniane przez pracowników merytorycznych.
3. JRWA w praktyce
- jak tworzyć funkcjonalny Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt
- najczęstsze błędy konstrukcyjne w JRWA
- klasy problematyczne i dokumentacja „trudna do przypisania”
- tworzenie klas dla dokumentacji elektronicznej i mieszanej
- teczki zbiorcze w JRWA – dobre praktyki.
4. Zmiana kategorii archiwalnej – procedury i praktyka
- kiedy możliwa jest zmiana kategorii archiwalnej
- współpraca z Archiwum Państwowym
- podniesienie dokumentacji do kategorii A
- zmiana kategorii w obrębie dokumentacji niearchiwalnej
- jak poprawnie nanosić zmiany w ewidencji archiwalnej.
5. Sukcesja dokumentacji i dokumentacja odziedziczona
- przejęcie dokumentacji po reorganizacji lub likwidacji jednostki
- obowiązki sukcesora i jednostki przekazującej
- identyfikacja braków i błędów w odziedziczonej dokumentacji
- jak przygotować dokumentację do dalszego przechowywania lub brakowania.
6. Brakowanie dokumentacji – najczęstsze problemy
- procedura brakowania krok po kroku
- brakowanie dokumentacji odziedziczonej
- czego najczęściej nie akceptuje Archiwum Państwowe
- błędy w spisach dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia
- praktyczne wskazówki usprawniające procedurę.
7. Ewidencja archiwalna pod lupą
- najczęstsze błędy w spisach zdawczo-odbiorczych
- problemy z sygnaturami, datami skrajnymi i kategoriami
- jak przygotować ewidencję „bezpieczną kontrolnie”
- dobre praktyki prowadzenia archiwum zakładowego.
8. Podsumowanie szkolenia
- konsultacje problemów uczestników
- omówienie najtrudniejszych przypadków
- opieka pozaszkoleniowa.
Archiwista zakładowy, praktyk, specjalista z zakresu archiwizacji i zarządzania dokumentacją dla instytucji państwowych, samorządowych oraz przedsiębiorstw. Prowadzi szkolenia z zakresu prawa archiwalnego, archiwizacji projektów UE, obiegu i archiwizacji dokumentacji jak również ochrony danych osobowych w archiwach zakładowych.
Czas trwania: 9:00 - 15:00
- Cena od osoby obejmuje:
dostęp do platformy ClickMeeting w czasie realizacji szkolenia z możliwością zadawania pytań poprzez czat z wykładowcą, materiały szkoleniowe - przesłane w dniu szkolenia przed jego rozpoczęciem, zaświadczenie - Warunki techniczne:
komputer, laptop podłączony do stabilnej sieci z szybkim połączeniem internetowym, najnowsza wersja jednej z popularnych obecnie przeglądarek - np. Chrome, Firefox, Opera itp.